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ConceptSearch (2/2)
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    さて、ConceptSearchのレビューの2回目だが、このソフトを
    効率よく使う為の私の工夫をまとめていこうと思う。

    ConceptSearchというソフトは、検索を高速に行う為に索引情報を
    検索対処のファイル群から作成をする。

    検索対象の索引ファイルを作る処理に、非常に時間がかかる・
    マシンのリソースを消費する。

    という事を理解頂きたい。

    大量のファイルを1冊の本にたとえると、索引のページを作っておいて
    索引のページを探すから検索が早いというイメージに置き換えて
    考えて頂くとわかりやすいと思う。

    これは、裏を返すとConceptSearchの弱点をあらわにする。
    頻繁に大量に索引をファイル群に対して作成する
    処理は苦手である。というかやるべきではない。

    という事である。

    #本を作るときに索引を作り直してばかりいたら、
    #本は出版されないのである。。。。

    という事で、索引は更新をなるべく最小になるように検討をする。
    一回作ったら更新しないのがベスト
    という事になる。

    ここで、前回のファイル未整理管理法を再検討してみる。

    1.資料を適当にデスクトップに作る。
    2.未整理フォルダに、年、月とフォルダを作る。
    3.デスクトップにファイルが多くなったと思ったら、
     未整理フォルダにある、その時の月のフォルダに移動する。
    4.ファイルの場所がわからなくなったら、ConceptSearchで検索する。

    更新が発生するのは、デスクトップとその月のフォルダである。
    それ以前の月のフォルダは、更新がそれ以降されない事に注目する。

    そして、下記のようにファイル未整理管理法に、手順を追加した。

    1.資料を適当にデスクトップに作る。
    2.未整理フォルダに、年、月とフォルダを作る。
    3.デスクトップにファイルが多くなったと思ったら、
     未整理フォルダにある、その時の月のフォルダに移動する。
    4.その月が終わった後に、ConceptSearchの索引を
     その月のフォルダに作成する。
    5.ファイルの場所がわからなくなったら、ConceptSearchで検索する。


    これなら、うまくいきそうだ。という事で、このようなファイルの
    整理のやり方を続けて現在に至る。フォルダの整理のやり方としては
    もう3年くらいこのスタイルである。そこに今年からConceptSearchが
    追加されて、パワーアップされた形である。

    ファイルの量が多い場合は、週単位や移動日単位に変更していくと
    いいだろう。

    私は現在、月のしたにファイルをデスクトップから移動した日の
    フォルダを追加する形で更に手順を細かくしている。

    この方式だと索引の生成時間も昼休みを取ってパソコンに
    向かう際には索引生成が終わっているだろう。

    この手のソフトウェアはまだまだ使い手側に工夫が必要である。
    しかし、この索引作成の課題さえ乗り切ってしまえば

    ・すばやい検索
    ・複雑な検索(検索結果をさらに絞込み等)

    を手に入れて、過去のファイル資産の再利用や情報の取得の
    スピードが格段にあがり、かつファイル管理にかかる時間も
    大幅に短縮されるだろう。

    また、ConceptSearchは各種メールにも対応しており、
    上記のファイルの管理法を私はメールのフォルダわけにも
    応用して半年に1万5千通くらい来る仕事のメールアカウントの
    メールをなんとかしている。

    下記リンクにも、ConceptSearch利用のヒントがあるので
    ご一読されては如何か?

    自分のPCは宝の山だった
    ――デスクトップ情報検索ソフト「ConceptSearch」が教えてくれたこと


    という事で、情報整理に悩んでいるあなた一度お試しあれ。


    最後に再度注意しておくが、索引を作成する対象が多いと
    索引作成に非常に時間がかかる。

    バックグラウンドで処理をするように優先度を変えられるというが、
    ConceptSearchの索引作成、Excel2000、Jude Community1.6.2を
    使用して仕事をした時は、正直仕事にならなかった。

    索引を作るタイミングも検討した方がいいと思われる。


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